طبق استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ، پروژه یک تلاش موقتی است. و برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربه‌فرد می بایست فرایندهای مدیریت پروژه به درستی انجام شود.
یک پروژه موقتی است به دلیل اینکه زمان شروع و پایان مشخص و بنابراین محدوده و منابع تعریف‌شده دارد.
یک پروژه منحصربه‌فرد است به دلیل اینکه یک عملیات تکراری و روتین نیست بلکه مجموعه خاصی از فعالیت‌هاست که برای دستیابی به یک هدف واحد طراحی شده است؛ بنابراین معمولاً تیم پروژه شامل افرادی است که همیشه باهم کار نمی‌کنند. گاهی اوقات از سازمان‌های مختلف و از مکان‌های جغرافیایی متفاوت هستند.
فرایندهای مدیریت پروژه
پروژه ها از فرایندها تشکیل شده‌اند. یک فرایند مجموعه ای از اقداماتی است که نتیجه ای ر ا حاصل می‌نماید فرایند های پروژه توسط افراد انجام می‌شوند و معمولاً به یکی از دو دسته اصلی زیر تقسیم می‌شوند:
- فرایندهای مدیریت پروژه که کار پروژه را تشریح، سازماندهی و تکمیل می‌کنند. فرایندهای مدیریت پروژه که برای بیشتر پروژه‌ها در اغلب زمان‌ها قابل اجرا هستند.
- فرایندهای محصول‌گرا که محصول پروژه را مشخص و ایجاد می‌کنند. فرایندهای محصول‌گرا اغلب توسط چرخه حیات پروژه تعریف می شوند و با تغییر حوزه‌ی کاربردی تغییر می‌کنند.
فرایندهای مدیریت پروژه و فرایندهای محصول‌گرا در سراسر پروژه هم پوشانی و تعامل دارند. به عنوان مثال محدوده‌ی پروژه نمی‌تواند بدون داشتن یک درک اولیه از نحوه ایجاد محصول تعریف گردد.
گروه های فرایندی
فرایندهای مدیریت پروژه می‌توانند به پنج گروهِ یک یا بیش از یک فرایندی سازماندهی شوند:
- فرایندهای آغازین؛ پروژه یا مرحله را تصویب می‌کند.
- فرایندهای برنامه‌ریزی؛ تعریف و اصلاح اهداف و انتخاب بهترین روش‌های جایگزین به منظور دستیابی به اهدافی که پروژه جهت پرداختن به آن‌ها تعهد شده است.
- فرایندهای اجرایی؛ هماهنگ کردن افراد و سایر منابع به منظور انجام برنامه.
- فرایندهای کنترلی؛ حصول اطمینان از اینکه اهداف پروژه از طریق نظارت و اندازه گیری مستمر پیشرفت برآورده می‌شوند تا مغایرت ها از برنامه شناسایی شوند و بدین ترتیب در هنگام لزوم بتوان اقدام اصلاحی به عمل آورد.
- فرایندهای اختتامی؛ پذیرش رسمی پروژه یا مرحله و رساندن آن به یک پایان متعارف.
تعاملات فرایندی
درون هر گروه فرایندی، فرایندهای جداگانه توسط ورودی‌ها و خروجی‌هایشان به هم متصل می‌شوند. با تمرکز بر این روابط می‌توانیم هر فرایند را با موارد زیر تشریح کنیم:
- ورودی‌ها؛ مستندات یا اقلام قابل مستندسازی که می‌توان براساس آن‌ها اقدام کرد.
- ابزارها و تکنیک‌ها؛ سازوکارهایی که بر ورودی‌ها اعمال می‌شوند تا خروجی‌ها ایجاد گردند.
- خروجی‌ها؛ مستندات یا اقلام قابل مستندسازی که نتیجه‌ی فرایند هستند.
فرایندهای مدیریت پروژه که در اکثر پروژه‌ها و در بیشتر حوزه‌های کاربردی معمول هستند، در اینجا فهرست شده‌اند. تعاملات فرایندی تشریح شده در اینجا در اکثر پروژه‌های و بیشتر حوزه‌های کاربردی معمول می‌باشند.
