سازمان‌هایی که پروژه ها را اجرا می‌کنند معمولاً براي بهبود کنترل مدیریتی و برقراري ارتباط با عملیات جاري سازمان اجرایی، هر پروژه را به چندین مرحله تقسیم می‌کنندکه چرخه حیات پروژه (project life cycle) را شکل می دهد.
این نکته را توجه داشته باشیم که به دلیل آنکه پروژه‌ها تعهداتی منحصر به فرد هستند، متضمن درجه‌اي از عدم قطعیت نیز می‌باشند.
چرخه حیات پروژه
مجموع مراحل پروژه به عنوان چرخه حیات پروژه شناخته می‌شوند. هر مرحله‌ی پروژه نیز خود با تکمیل یک یا بیش از یک دستاورد مشخص می‌شود.
یک دستاورد عبارت است از یک محصول کاري ملموس و قابل صحت‌سنجی مثل یک امکان‌سنجی، یک طرح تفصیلی یا یک پیش نمونه‌ی کاري.
دستاوردها خود بخشی از نتیجه مراحل منطقی و معمولاً متوالی هستند که براي حصول اطمینان از تعریف مناسب محصول پروژه طرح‌ریزي شده‌اند. نتیجه‌ی یک مرحله‌ی پروژه در چرخه حیات پروژه معمولاً به منظور تعیین اینکه آیا این پروژه می‌تواند به مرحله‌ی بعد ادامه یابد. همچنین تشخیص و اصلاح خطاهاي هزینه زا، با بررسی دستاوردهاي کلیدي و عملکرد تا به امروز پروژه مشخص می‌شود.
این بررسی‌هاي پایان مرحله، اغلب با عناوینی چون؛ خروجی‌هاي مرحله، دروازه‌هاي مرحله یا نقاط پایانی نامیده می‌شوند. به طور معمول هر مرحله پروژه از مجموعه‌اي از دستاوردهاي معین تشکیل شده است که براي استقرار سطح مطلوب کنترل مدیریتی طراحی شده‌اند. بیشتر این اقلام به دستاورد مرحله‌ی اولیه مربوط می‌باشند و معمولاً نام مراحل از این اقلام گرفته می‌شود. الزامات، طراحی، ساخت، آزمون، راه اندازي، تحویل و سایر موارد مقتضی.
چرخه حیات پروژه براي تعیین شروع و پایان یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
پیشنهاد مطالعه مقاله مدیریت پروژه
مراحل چرخه حیات پروژه
چرخه حیات مدیریت پروژه یا Project Life Cycle چهار فاز اصلی دارد که این فازها عبارتند از:
- آغاز کار
- برنامه‌ریزی
- اجرا
- پایان کار
که هر کدام از این فازها اقدامات، الزامات و چارچوب‌های عمل مخصوص به خود را دارند. استفاده از علم مدیریت پروژه و تجربیات گذشتگان به مدیران کمک می‌کند با ضریب خطای کمتری در هر کدام از این مراحل عمل کنند. برای همین است که شناخت دقیق و جزئی تک‌تک مراحل چرخه عمر مدیریت پروژه از اهمیت ویژه‌ای برای مدیران برخوردار است.
توجه داشته باشید که شاید بعضی از مدیران بدون برخورداری از این دانش و با اتکا به تجربه شخصی یا حس ششم به سراغ مدیریت پروژه رفته و موفق شوند. اما این موفقیت برمبنای شانس و اقبال بوده و روش‌های کاری آن قابل تعمیم نیست.
شناختی که مراجع علمی معتبر مثل موسسه مدیریت پروژه (PMI) نسبت به مراحل چرخه عمر مدیریت پروژه به دست می‌دهند، می‌تواند مبنای عمل شرکت‌های مختلف در جاهای مختلف جهان باشد. در ادامه مراحل چرخه حیات مدیریت پروژه را از نظر منابع علمی و دانشگاهی بررسی می‌کنیم:
آغاز کار (Initiation Phase)
این مرحله از حساسیت خاصی در بین فازهای چرخه عمر مدیریت پروژه برخوردار است. در طول این فاز، هدف دقیق پروژه مشخص و به اعضای تیم تفهیم می‌شود. تمام اعضای تیم باید از لحاظ جهت‌گیری حرکتی در مسیری مشترک قرار گرفته و بدون سوتفاهم هدف پروژه را درک کنند.
مدیر پروژه همچنین وظیفه دارد با ارائه اطلاعات کافی، خیال اعضای تیم را از امکان‌پذیری پروژه راحت کند. به این کار امکان‌سنجی یا Feasibility Study گفته می‌شود.
تیم پروژه در واکنش به یک مسئله ایجاد شده در کسب‌وکار شکل گرفته است. پس باید راه حل درست آن مسئله قبل از هر چیز پیدا شده و امکان‌پذیر بودن آن به اعضای تیم ثابت شود. وقتی این کارها انجام شد، پروژه هدف و چارچوب کلی حرکت خود را پیدا کرده است و نوبت به برنامه‌ریزی می‌رسد.
برنامه‌ریزی (Planning Phase)
در مرحله قبل، راه حل مسئله مورد نظر و گام‌های لازم برای رسیدن به هدف پروژه مشخص شدند. در واقع مشخص کردیم که چه هدفی داریم و چه مسیری برای رسیدن به آن بهتر است. حالا نوبت آن است که تک‌تک وظایف (Task) زمان‌بندی شده و به یک یا چند نفر از اعضای تیم سپرده شوند.
همچنین لازم است منابع لازم برای انجام هر کار مشخص شوند. در علم مدیریت پروژه به این فاز از چرخه حیات «مدیریت محدوده» یا Scope Management هم گفته می‌شود.
زمانی می‌توان گفت فاز برنامه‌ریزی به بهترین شکل انجام شده است که تمام فعالیت‌ها، وظایف، وابستگی‌ها و محدودیت‌های زمانی مشخص شده باشند. یکی دیگر از بخش‌های مهم فاز برنامه‌ریزی، پیش‌بینی هزینه‌های کلی و حین عملیات است.
در نهایت باید شرح وظایف، هزینه‌های عملیاتی و برنامه زمان‌بندی به عنوان سه جزء اصلی در اختیار اعضای تیم قرار بگیرد.
در این مرحله می‌توان از متدهای مدیریت ریسک برای پیش‌بینی انواع و اقسام احتمالات پیش رو استفاده کرد. گاهی در جریان پیدا کردن ریسک‌های احتمالی، ممکن است به مواردی بر بخورید که نیاز به در میان گذاشتن با هیئت مدیره و ذی‌نفعان سطح بالاتر و گرفتن امکانات و منابع بیشتر دارد. در چنین شرایطی وجود ارتباطات قوی در ساختار سازمان بسیار مهم خواهد بود.
بهتر است در انتهای فاز برنامه‌ریزی، گزارشی کامل تهیه شود که در آن، علاوه‌بر اجزای اصلی برنامه‌ریزی، ریسک‌های ممکن، نقشه کیفیت، نتایج مورد انتظار، معیارهای کلیدی ارزیابی عملکرد، معیارهای کنترل و در نهایت Acceptance Plan تحت پوشش قرار گرفته‌اند. این گزارش کامل می‌تواند تیم را از سردرگمی‌های طول مسیر حفظ کرده و ذی‌نفعان (مثل مدیران سطح بالا و سرمایه‌گذاران) را در جریان کار قرار دهد.
مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که تمام جزئیات لازم توسط اعضای تیم مرور شده است و همه به وظایف خود آگاهند. با تهیه یک سند برنامه‌ریزی جامع و اطلاع‌رسانی قوی، می‌توان گفت این فاز را با موففیت پشت سر گذاشته‌ایم.
پیاده‌سازی یا اجرا (Implementation – Execution Phase)
حالا که تمام چارجوب‌های عمل، تقسیم وظایف، معیارهای ارزیابی و مواردی از این دست مشخص شد، نوبت به اجرای عملیات می‌رسد. بدیهی است که در این مرحله، نظارت فعال و کنترل عملیات، از هرچیزی مهم‌تر خواهد بود. وجود ارتباطات گسترده و قوی هم به بهتر پیش رفتن عملیات کمک خواهد کرد.
چرا که بیشتر کارها به صورت تیمی انجام خواهد شد و در بعضی موارد ورودی یک نفر خروجی فرد دیگر است. در بیشتر پروژه‌ها، مدیر پروژه بیشترین زمان را در این فاز می‌گذراند. او باید مدام در بین اعضای تیم سرکشی کرده و نظارت فعالی روی کار آنها داشته باشد. برگزاری جلسات هفتگی به اعضا و مدیر کمک می‌کند اطلاعات را به خوبی در بین خود به گردش در بیاورند.
یکی دیگر از نکات مهم این مرحله از چرخه عمر مدیریت پروژه، ثبت دقیق گزارش از تمام فعالیت‌های انجام شده است. چرا که بدون ثبت گزارشات، ارزیابی عملکرد اعضا و تیم کار بسیار سختی خواهد بود. مدیر پروژه در طول انجام عملیات با نظارت بر گزارش‌ها از درست بودن جهت پروژه و پیشروی در مسیر درست اطمینان حاصل می‌کند.
اگر در زمان اجرای پروژه، یک اتفاق غیرمنتظره یا تعارض ناگهانی، جریان کار را با مشکل روبرو کند، مدیر پروژه باید کنترل اوضاع را به دست گرفته و روال کار را به حالت عادی برگرداند. اولین قدم در چنین شرایطی، مرور گزارشات و ریشه‌یابی مشکل است.
همچنین باید از همان ابتدای بروز تعارض، ذی‌نفعانی مثل مدیران سطح بالا و سهام‌داران در جریان گذاشته شوند. اهمیت ثبت دقیق گزارش وضعیت اینجا مشخص خواهد شد. چرا که بدون وجود آن، ممکن است تمام تیم برای اشتباه یک یا چند نفر مورد سرزنش، توبیخ یا تنبیه‌های شدیدتری قرار بگیرند.
در گزارش وضعیت (Status Report) باید همواره روی میزان تطبیق پیشروی پروژه با برنامه‌ریزی انجام شده تاکید شود. برای مثال بیان کنیم که چه مقدار با هزینه پیش‌بینی شده برای فعالیت مورد نظر اختلاف پیدا کرده‌ایم یا آیا این کار در زمان تعیین شده انجام شده است؟
پایان کار (Closing Phase)
چرخه عمر مدیریت پروژه در اینجا به گام پایانی خود می‌رسد. در فاز پایان کار، معمولا همه یا بخش قابل توجهی از اهداف مورد انتظار حاصل شده‌اند و زمان ارائه نتیجه فرارسیده است.
این مرحله مواردی همجون ارائه گزارش کار نهایی، ارائه محصول یا طرح محصول، فسخ کامل تمام قراردادهای مربوط به پروژه، صاف کردن بدهی‌ها، آزاد کردن منابع و اطلاع‌رسانی پایان کار به تمام ذی‌نفعان را شامل می‌شود.
پس از انجام این موارد می‌توان به سراغ بررسی عملکرد تیم و مدیریت پروژه رفت. هدف این بررسی درس گرفتن از اشتباهات و جلوگیری از تکرار آنها در آینده است. هر پروژه جدا از ارزشی که با حل یک مسئله برای سازمان تولید می‌کند، در صورت تهیه گزارش‌های دقیق و مرحله به مرحله و بررسی آنها در زمان مناسب، باعث یادگیری سازمانی هم خواهد شد.
